צ׳קליסטים ופרומפטים חינם

12 בדיקות של כן או לא שמראות איפה אוטומציה תעזור הכי הרבה. ספרו את התשובות "כן".

• העבודה. משימה חוזרת כל יום באותם שלבים. רשמו את שלוש המשימות שלוקחות הכי הרבה זמן.
• העבודה. רק אדם אחד יודע להפעיל תהליך. תיעוד הוא הצעד הראשון הזול ביותר.
• העבודה. פנייה חדשה מחכה יותר מכמה שעות לתשובה ראשונה. תשובה ראשונה מהירה היא הדבר הקל ביותר לאוטומט.
• העבודה. אותו מידע מוקלד פעמיים בשני כלים: טופס ל־CRM, CRM לחשבונית, גיליון לדוא"ל.
• הנתונים. אי אפשר להגיד איזה כלי מחזיק את רשומת הלקוח האמיתית.
• הנתונים. גיליון משמש כמסד נתונים ויותר מאדם אחד עורך אותו.
• הנתונים. לא ברור מי רואה או משנה מה בכל כלי.
• הצוות. הצוות עונה שוב ושוב על אותן שאלות: סטטוס, שעות, זמינות.
• הצוות. עבודה עוברת בין אנשים בנקודות קבועות, כמו מכירות לתפעול ותפעול לחיוב, ולפעמים נופלת ביניהם.
• גישה ותקציב. סיסמאות או מפתחות גישה שמורים במסמך משותף או בצ׳אט.
• גישה ותקציב. לגבי כלי מסוים לא ידוע אם אפשר לייצא ממנו את הנתונים.
• גישה ותקציב. אי אפשר לומר כמה משלמים בחודש על כלים.

איך לקרוא את זה. שלוש תשובות "כן" או פחות: בחרו פריט אחד ותקנו אותו קודם; אולי אתם לא צריכים כלים חדשים. ארבע עד שמונה: יש לכם מועמד ראשון ברור, אז סמנו את זה שעולה לכם הכי הרבה שעות. תשע ומעלה: התחילו מפריטי הנתונים והגישה, כי אוטומציה מעתיקה כל מבנה שכבר קיים. זה כלי חשיבה, לא מדידה.

רוצים זוג עיניים נוסף? קבעו שיחה חינם של 30 דקות ונעבור על זה יחד.

השאלות שבונה אתר צריך לשאול אתכם, מנוסחות מראש לפני השיחה הראשונה.

• מה האתר צריך לעשות בשביל העסק, במשפט אחד?
• מי הגולש ומה הוא רוצה בעשר השניות הראשונות?
• שלוש הפעולות שרוצים שגולשים יעשו: שיחה, וואטסאפ, טופס.
• העמודים שיש היום והעמודים שצריך.
• שפות: עברית, אנגלית, שתיהן. מי כותב כל אחת?
• תוכן שכבר יש: טקסט, תמונות, לוגו, ובעלות על הזכויות.
• מי מעדכן את האתר אחרי ההשקה?
• איפה רשומים הדומיין והדוא"ל ולמי יש את פרטי הכניסה.
• לאילו כלים צריך להתחבר: יומן, חשבוניות, CRM, תשלומים.
• שני אתרים שאהבתם ואחד שלא, ולמה.

עשרה דברים לדעת על החשבונות, המכשירים והגיבויים שהמשרד תלוי בהם. זו רשימת משימות, לא הצהרה שמשהו מאובטח.

• רשימה של כל חשבון שהעסק משתמש בו (דוא"ל, דומיין, אחסון, בנק, חשבוניות) ומי הבעלים של כל אחד.
• שני אנשים יכולים לשחזר את החשבונות המרכזיים.
• לכל אדם כניסה משלו, בלי סיסמאות משותפות.
• משתמשים במנהל סיסמאות.
• כניסה בשני שלבים מופעלת בדוא"ל ובדומיין.
• נתוני העסק מגובים ומישהו שחזר פעם מהגיבוי.
• רשימה של המכשירים ומי משתמש בכל אחד.
• כשעובד עוזב, אדם מוגדר מסיר את הגישה שלו באותו יום.
• התוכנה במחשבי המשרד מתעדכנת אוטומטית.
• יודעים למי להתקשר כשהאינטרנט או המדפסת מפסיקים לעבוד.

רשימה קצרה לאיך העסק עונה לפנייה חדשה, מההודעה הראשונה ועד הפגישה הראשונה.

• כל הערוצים שפניות מגיעות בהם: טלפון, וואטסאפ, טופס, דוא"ל, רשתות.
• מקום אחד שכולם נוחתים בו.
• מי עונה בכל ערוץ, ומה קורה כשהוא לא זמין.
• יעד לזמן תשובה ראשונה, כתוב.
• שלוש השאלות ששואלים תמיד קודם.
• איפה נשמרות התשובות.
• איך הפנייה עוברת להצעה או לפגישה.
• מה קורה לפנייה שאף אחד לא ענה לה יומיים.
• איך לקוח מגיע לאדם כשבוט עונה.
• מי בודק, פעם בחודש, כמה פניות הפכו ללקוחות.

פרומפטים מוכנים להדבקה. החליפו את המילים בסוגריים מרובעים. אל תדביקו שמות לקוחות, מספרי טלפון או פרטים אישיים אחרים בעוזר אלא אם בדקתם מה הוא עושה איתם.

Arcana היא ספרייה ציבורית שלנו של סקילים לסוכני AI, עם כלי שורת פקודה להתקנתם. חינם לשימוש.